Sera ya Usindikaji na Ulinzi wa Data ya Kibinafsi

Sera hii ni hati ya ndani ya kanuni za Platform Moleculs.ai (hapa - Kampuni), iliyopitishwa kwa kuzingatia mahitaji, hasa ya Sheria ya Kazi, Sheria ya Shirikisho la tarehe 27.07.2006 N 152-FZ "Kuhusu Data ya Kibinafsi" (hapa - Sheria ya Data ya Kibinafsi).

Sera hii inaweka:

• lengo, utaratibu na masharti ya usindikaji wa data ya kibinafsi;
• makundi ya watu ambao data yao ya kibinafsi inasindikwa, makundi (orodha) ya data ya kibinafsi inayosindikwa, njia, muda wa usindikaji na uhifadhi, utaratibu wa kuangamiza data hiyo baada ya kufikia malengo ya usindikaji au baada ya kutokea sababu nyingine za kisheria;
• masharti yanayohusiana na ulinzi wa data ya kibinafsi, taratibu zinazolenga kutambua na kuzuia ukiukwaji wa sheria za RF katika eneo la data ya kibinafsi, na kurekebisha matokeo ya ukiukwaji huo.

Sera hii inatumia maneno na ufafanuzi kwa mujibu wa maana zao zilizofafanuliwa katika Sheria ya Data ya Kibinafsi.

Sera hii inaanza kutumika tangu wakati wa kuidhinishwa na Kampuni na inabaki katika nguvu hadi kufutwa kwake na Kampuni au hadi kuanzishwa kwa Sera mpya.

Mabadiliko katika Sera yanafanywa kwa uamuzi wa Kampuni. Mabadiliko yanaanza kutumika tangu wakati wa kusainiwa kwa hati husika.

2. Makundi ya Watu Wanaohusiana na Data ya Kibinafsi

2.1. Watu ambao data yao ya kibinafsi inasindikwa na Kampuni kwa mujibu wa Sera hii ni pamoja na:

• wagombea wa kuajiriwa na Kampuni;
• wafanyakazi wa Kampuni;
• wafanyakazi wa zamani wa Kampuni;
• wanafamilia wa wafanyakazi wa Kampuni — katika hali ambapo, kwa mujibu wa sheria, taarifa zao zinatolewa na mfanyakazi;
• watu wengine ambao data yao ya kibinafsi Kampuni inalazimika kusindika kwa mujibu wa sheria ya kazi na vitendo vingine vyenye kanuni za kisheria za kazi;
• wateja, wakala, washirika wa Kampuni.

3. Malengo ya Usindikaji wa Data ya Kibinafsi, Makundi ya Data Inayosindikwa

3.1. Kwa mujibu wa Sera hii, data ya kibinafsi inasindikwa kwa lengo la kutumia na kutekeleza sheria ya kazi katika mfumo wa mahusiano ya kazi na mahusiano mengine yanayohusiana moja kwa moja nayo, pia katika mfumo wa uhusiano wa kiraia, mwingiliano wa Kampuni na washirika wanaoweza kuwa, wateja na watu wengine kwa lengo la ulinzi wa data ya kibinafsi ya makundi ya watu, ikiwemo:

• katika kusaidia ajira;
• uendeshaji wa rekodi za wafanyakazi na uhasibu;
• kusaidia wafanyakazi kupata elimu na kupanda ngazi;
• uandishi wa tuzo na motisha;
• kutoa masharti ya kazi yaliyowekwa na sheria, dhamana na fidia kutoka kwa Kampuni;
• kujaza na kutuma kwa mamlaka zilizoidhinishwa fomu za ripoti zinazohitajika;
• kuhakikisha usalama wa kibinafsi wa wafanyakazi, watu wengine na uhifadhi wa mali;
• kufanya udhibiti wa wingi na ubora wa kazi inayofanywa;
• kuhakikisha ulinzi wa haki na uhuru wa binadamu na raia wakati wa kusindika data yake ya kibinafsi, ikiwemo ulinzi wa haki za faragha, siri za kibinafsi na za familia;
• kukuza bidhaa, kazi, huduma za Kampuni sokoni kwa kufanya mawasiliano ya moja kwa moja na mnunuzi anayeweza kuwa kwa njia ya mawasiliano;
• mwingiliano wa Kampuni kuhusu maswala ya ushirikiano wenye manufaa, kuhitimisha mikataba na washirika wanaoweza kuwa, wateja na watu wengine.

3.2. Kwa mujibu wa lengo lililotajwa katika kipengele cha 3.1 cha Sera hii, data ifuatayo ya kibinafsi inasindikwa:

• jina la familia, jina la kwanza, jina la baba (ikiwa lipo), pamoja na majina ya zamani ya familia, ya kwanza, ya baba (ikiwa yalipo), tarehe na mahali palipobadilishwa;
• jinsia;
• tarehe (siku, mwezi, mwaka) na mahali pa kuzaliwa;
• picha ya picha;
• taarifa za uraia;
• aina, mfululizo, nambari ya hati ya utambulisho, jina la chombo kilichoitoa, tarehe ya utoaji;
• nambari ya bima ya akaunti ya kibinafsi (SNILS);
• nambari ya utambulisho wa walipa kodi (INN);
• anwani na tarehe ya usajili mahali pa makazi (mahali pa kukaa), anwani ya makazi halisi;
• nambari ya simu ya mawasiliano, anwani ya barua pepe na/au taarifa kuhusu njia nyingine za mawasiliano;
• maelezo ya vyeti vya usajili wa serikali wa vitendo vya hali ya kiraia na taarifa zilizomo ndani yake;
• taarifa kuhusu hali ya ndoa, muundo wa familia (kiwango cha udugu, majina ya familia, ya kwanza, ya baba (ikiwa yalipo), tarehe na mahali pa kuzaliwa);
• taarifa kuhusu elimu na/au sifa au kuwa na maarifa maalum;
• taarifa kuhusu ujuzi wa lugha za kigeni;
• taarifa kuhusu uhusiano na wajibu wa kijeshi, usajili wa kijeshi na maelezo ya hati za usajili wa kijeshi;
• taarifa kuhusu shughuli za kazi, pamoja na taarifa kuhusu maeneo ya kazi ya awali, vipindi na uzoefu wa kazi;
• taarifa zilizomo katika hati zinazotoa haki ya kukaa na kufanya kazi katika eneo la RF (kwa raia wa kigeni);
• taarifa kuhusu mapato, wajibu wa hati za utekelezaji;
• nambari za akaunti ya benki, kadi ya benki;
• taarifa kuhusu hali ya afya (kwa makundi fulani ya wafanyakazi);
• taarifa kuhusu uwepo (au kutokuwepo) kwa rekodi ya jinai na/au ukweli wa maumivu ya jinai au kukomesha maumivu ya jinai kwa sababu za urejeshaji haki (kwa makundi fulani ya wafanyakazi);
• data nyingine ya kibinafsi iliyomo katika hati ambazo uwasilishaji wake unatolewa na sheria, ikiwa usindikaji wa data hiyo unaendana na lengo la usindikaji lililotajwa katika kipengele cha 3.1 cha Sera hii.

3.3. Kampuni haifanyi usindikaji wa makundi maalum ya data ya kibinafsi yanayohusiana na asili ya rangi, utaifa, maoni ya kisiasa, imani za kidini au za falsafa, maisha ya karibu, isipokuwa katika hali zinazotolewa na sheria ya RF.

4. Utaratibu na Masharti ya Usindikaji wa Data ya Kibinafsi

4.1. Kabla ya kuanza usindikaji wa data ya kibinafsi, Kampuni inalazimika kumjulisha Roskomnadzor nia ya kufanya usindikaji wa data ya kibinafsi.

4.2. Msingi wa kisheria wa usindikaji wa data ya kibinafsi ni Sheria ya Kazi ya RF, vitendo vingine vya kisheria vyenye kanuni za sheria ya kazi, Sheria ya Shirikisho ya tarehe 27.07.2006 N 152-FZ "Kuhusu Data ya Kibinafsi", Sheria ya Shirikisho ya tarehe 06.12.2011 N 402-FZ "Kuhusu Uhasibu", Amri ya Serikali ya RF ya tarehe 27.11.2006 N 719 "Kuhusu Kuidhinisha Kanuni za Usajili wa Kijeshi".

4.3. Usindikaji wa data ya kibinafsi unafanywa na Kampuni kwa kuzingatia kanuni na masharti yaliyotolewa na sheria katika eneo la data ya kibinafsi na Sera hii.

4.4. Usindikaji wa data ya kibinafsi na Kampuni unafanywa kwa njia zifuatazo:

• usindikaji usio wa kiotomatiki wa data ya kibinafsi;
• usindikaji wa kiotomatiki wa data ya kibinafsi na uhamisho wa taarifa zilizopatikana kupitia mitandao ya habari na mawasiliano au bila hiyo;
• usindikaji mchanganyiko wa data ya kibinafsi.

4.5. Usindikaji wa data ya kibinafsi na Kampuni unafanywa kwa idhini ya mhusika wa data ya kibinafsi juu ya usindikaji wa data yake ya kibinafsi, isipokuwa kama sheria katika eneo la data ya kibinafsi inasema vinginevyo.

4.5.1. Usindikaji wa data ya kibinafsi iliyoidhinishwa na mhusika wa data ya kibinafsi kwa usambazaji unafanywa kwa kuzingatia marufuku na masharti yaliyotolewa na Kifungu cha 10.1 cha Sheria ya Data ya Kibinafsi.

4.5.2. Usindikaji wa data ya kibinafsi ya biometriki unaruhusiwa tu kwa idhini ya maandishi ya mhusika wa data ya kibinafsi. Ubaguzi ni hali zilizotolewa na Sehemu ya 2 ya Kifungu cha 11 cha Sheria ya Data ya Kibinafsi.

4.6. Kampuni haifanyi uhamisho wa data ya kibinafsi kuvuka mipaka ya nchi.

4.7. Usindikaji wa data ya kibinafsi unafanywa kwa njia ya kukusanya, kurekodi, kupanga, kukusanya, kuhifadhi, kusahihisha (kusasisha, kubadilisha), kuchomoa, kutumia, kufanya bila utambulisho, kuzuia, kufuta, kuangamiza data ya kibinafsi, ikiwemo kwa msaada wa vifaa vya kompyuta.

4.7.1. Ukusanyaji, urekodi, upangaji, ukusanyaji na usahihishaji wa data ya kibinafsi wa Kampuni unafanywa kupitia:

• kupokea asili za hati au nakala zao;
• kunakili asili za hati;
• kuingiza taarifa katika fomu za usajili kwenye vyombo vya karatasi na vya elektroniki;
• kuunda hati zenye data ya kibinafsi kwenye vyombo vya karatasi na vya elektroniki;
• kuingiza data ya kibinafsi katika mifumo ya habari ya data ya kibinafsi.

4.7.2. Kampuni inatumia mifumo ifuatayo ya habari:

• barua pepe ya shirika;
• mfumo wa usimamizi wa hati za elektroniki;
• mfumo wa usaidizi wa mahali pa kazi pa mtumiaji;
• mfumo wa taarifa za kawaida na za rejeleo;
• mfumo wa usimamizi wa wafanyakazi;
• mfumo wa udhibiti wa ufikiaji wa mbali;
• lango la habari.

4.8. Uhamisho (usambazaji, utoaji, ufikiaji) wa data ya kibinafsi ya watu wanaohusika unafanywa katika hali na kwa utaratibu uliotolewa na sheria katika eneo la data ya kibinafsi na Sera hii.

5. Muda wa Usindikaji na Uhifadhi wa Data ya Kibinafsi

5.1. Usindikaji wa data ya kibinafsi na Kampuni unakoma katika hali zifuatazo:

• wakati wa kutambua ukweli wa usindikaji usio wa kisheria wa data ya kibinafsi (muda wa kukoma kwa usindikaji — ndani ya siku tatu za kazi kutoka tarehe ya kutambua ukweli huo);
• baada ya kufikia malengo ya usindikaji wao (isipokuwa baadhi);
• baada ya kumalizika kwa muda wa uhalali au kwa kufutwa na mhusika wa data ya kibinafsi kwa idhini ya usindikaji wa data yake ya kibinafsi (isipokuwa baadhi);
• wakati mhusika wa data ya kibinafsi anaomba Kampuni kukoma kusindika data ya kibinafsi (muda wa kukoma kwa usindikaji — si zaidi ya siku 10 za kazi kutoka tarehe ya kupokea ombi).

5.2. Data ya kibinafsi huhifadhiwa katika hali inayoruhusu kutambua mhusika wa data ya kibinafsi, si zaidi ya inavyohitajika kwa malengo ya usindikaji wao. Ubaguzi ni hali ambapo muda wa kuhifadhi data ya kibinafsi umewekwa na sheria ya shirikisho, mkataba ambao mhusika wa data ya kibinafsi ni mhusika wake.

5.3. Data ya kibinafsi kwenye vyombo vya karatasi huhifadhiwa na Kampuni kwa muda wa kuhifadhi hati ambazo muda wao umewekwa na sheria ya kumbukumbu nchini RF.

5.4. Muda wa kuhifadhi data ya kibinafsi inayosindikwa katika mifumo ya habari ya data ya kibinafsi unalingana na muda wa kuhifadhi data ya kibinafsi kwenye vyombo vya karatasi.

6. Utaratibu wa Kuzuia na Kuangamiza Data ya Kibinafsi

6.1. Kampuni inazuia data ya kibinafsi kwa utaratibu na masharti yaliyotolewa na sheria katika eneo la data ya kibinafsi.

6.2. Baada ya kufikia malengo ya usindikaji wa data ya kibinafsi au katika hali ya kupoteza haja ya kufikia malengo hayo, data ya kibinafsi inaangamizwa au kufanywa bila utambulisho.

6.3. Data ya kibinafsi iliyopatikana kinyume cha sheria au ile ambayo si lazima kwa lengo la usindikaji, inaangamizwa ndani ya siku saba za kazi tangu siku ya kuwasilisha na mhusika wa data ya kibinafsi taarifa za uthibitisho.

6.4. Data ya kibinafsi ambayo usindikaji wake umekoma kwa sababu ya ukiukwaji wa kisheria na ambayo haiwezekani kuhakikisha uhalali wa usindikaji wake, inaangamizwa ndani ya siku 10 za kazi kutoka tarehe ya kutambua ukweli wa usindikaji usio wa kisheria.

6.5. Data ya kibinafsi inaangamizwa ndani ya siku 30 kutoka tarehe ya kufikia lengo la usindikaji, isipokuwa kama mkataba ambao mhusika wa data ya kibinafsi ni mhusika wake, makubaliano mengine kati yake na Kampuni, yanasema vinginevyo, au kama Kampuni haina haki ya kusindika data ya kibinafsi bila idhini ya mhusika wa data ya kibinafsi kwa misingi iliyotolewa na sheria za shirikisho.

6.6. Data ya kibinafsi inaangamizwa (ikiwa kuhifadhiwa kwake hakuhitajiki kwa malengo ya usindikaji wa data ya kibinafsi) ndani ya siku 30 kutoka tarehe ya kupokea kufutwa kwa mhusika wa data ya kibinafsi kwa idhini ya usindikaji wao.

6.7. Uteuzi wa vyombo vya nyenzo (hati, diski ngumu, hifadhi za flash n.k.) na/au taarifa katika mifumo ya habari yenye data ya kibinafsi ambayo inahitaji kuangamizwa, unafanywa na mtu anayewajibika wa Kampuni anayesindika data ya kibinafsi.

6.7.2. Data ya kibinafsi kwenye vyombo vya karatasi inaangamizwa kwa kutumia shredder. Data ya kibinafsi kwenye vyombo vya elektroniki inaangamizwa kwa kudhuru kwa kiufundi uadilifu wa chombo, ambayo haruhusu kusoma au kurejesha data ya kibinafsi, pia kwa kufuta data kutoka kwa vyombo vya elektroniki kwa njia na zana za kufuta habari zilizo baki kwa uhakika.

6.7.3. Mtu anayewajibika anathibitisha uangamizaji wa data ya kibinafsi kwa mujibu wa Mahitaji ya Uthibitisho wa Uangamizaji wa Data ya Kibinafsi, yaliyoidhinishwa na Amri ya Roskomnadzor ya tarehe 28.10.2022 N 179.

7. Ulinzi wa Data ya Kibinafsi

7.1. Bila idhini ya maandishi ya mhusika wa data ya kibinafsi, Kampuni haifichui kwa watu wa tatu wala kusambaza data ya kibinafsi, isipokuwa kama sheria ya shirikisho inasema vinginevyo.

7.2. Kwa lengo la kulinda data ya kibinafsi, Kampuni inateua (inaidhinisha):

• mfanyakazi anayewajibika kwa kupanga usindikaji wa data ya kibinafsi;
• orodha ya nyadhifa ambapo wakati wa kuzibeba data ya kibinafsi inasindikwa;
• orodha ya data ya kibinafsi ambayo wafanyakazi wanaoshikilia nyadhifa zinazohusisha usindikaji wa data ya kibinafsi wanafikia;
• utaratibu wa ufikiaji katika majengo ambapo usindikaji wa data ya kibinafsi unafanywa;
• utaratibu wa uhamisho wa data ya kibinafsi wa Kampuni;
• fomu ya idhini ya usindikaji wa data ya kibinafsi;
• utaratibu wa ulinzi wa data ya kibinafsi wakati wa usindikaji wao katika mifumo ya habari ya data ya kibinafsi;
• utaratibu wa kufanya uchunguzi wa ndani, ukaguzi;
• vitendo vingine vya kawaida vya ndani vilivyopitishwa kwa mujibu wa mahitaji ya sheria katika eneo la data ya kibinafsi.

7.3. Wafanyakazi wanaoshikilia nyadhifa zinazohusisha usindikaji wa data ya kibinafsi wanaruhuliwa kufanya hivyo baada ya kusaini ahadi ya kutofichua.

7.4. Vyombo vya nyenzo vya data ya kibinafsi huhifadhiwa katika makabati yanayofungwa kwa ufunguo (ikitumika).

7.5. Ufikiaji wa taarifa za kibinafsi zilizomo katika mifumo ya habari ya Kampuni unafanywa kwa nywila za kibinafsi.

7.6. Kampuni inatumia programu ya kuzuia virusi iliyoidhinishwa yenye hifadhidata zinazosasishwa mara kwa mara.

7.7. Wafanyakazi wa Kampuni wanaosindika data ya kibinafsi hupitia mafunzo ya mara kwa mara kuhusu mahitaji ya sheria katika eneo la data ya kibinafsi.

7.9. Kampuni inafanya uchunguzi wa ndani katika hali zifuatazo:

• wakati wa uhamisho (utoaji, usambazaji, ufikiaji) usio wa kisheria au wa bahati mbaya wa data ya kibinafsi, uliosababisha ukiukwaji wa haki za watu wanaohusika na data ya kibinafsi;
• katika hali nyingine zilizotolewa na sheria katika eneo la data ya kibinafsi.

7.10. Mfanyakazi anayewajibika kwa kupanga usindikaji wa data ya kibinafsi hufanya udhibiti wa ndani wa kuzingatia mahitaji ya sheria katika eneo la data ya kibinafsi. Udhibiti wa ndani unafanywa kwa njia ya ukaguzi wa ndani.

7.11. Uchunguzi wa ndani unafanywa ikiwa umetambuliwa ukweli wa uhamisho usio wa kisheria au wa bahati mbaya wa data ya kibinafsi, uliosababisha ukiukwaji wa haki za watu wanaohusika na data ya kibinafsi (hapa - tukio).

7.11.1. Katika tukio la tukio, Kampuni ndani ya masaa 24 humjulisha Roskomnadzor: kuhusu tukio hilo, sababu zake zinazoweza kuwa na madhara yaliyosababishwa kwa haki za mhusika wa data ya kibinafsi, hatua zilizochukuliwa kurekebisha matokeo ya tukio.

7.11.2. Ndani ya masaa 72, Kampuni inalazimika kumjulisha Roskomnadzor matokeo ya uchunguzi wa ndani na kutoa taarifa kuhusu watu ambao vitendo vyao vilisababisha tukio (ikiwa wanapatikana).

7.12. Katika hali ya kutolewa kwa taarifa zilizothibitishwa kwamba data ya kibinafsi ni haijakamilika, si sahihi au haiko ya sasa, mabadiliko yanafanywa ndani ya siku saba za kazi.

8. Jukumu kwa Ukiukwaji wa Kanuni Zinazosimamia Usindikaji wa Data ya Kibinafsi

8.1. Watu wanaohusika na ukiukwaji wa masharti ya sheria ya RF katika eneo la data ya kibinafsi wakati wa usindikaji wa data ya kibinafsi, wanashughulikiwa kwa jukumu la nidhamu na la nyenzo kwa utaratibu uliowekwa na Sheria ya Kazi ya RF na sheria nyingine za shirikisho. Zaidi ya hayo, wanashughulikiwa kwa jukumu la utawala, la kisheria la kiraia au la jinai kwa utaratibu uliowekwa na sheria za shirikisho.

8.2. Madhara ya maadili yaliyosababishwa kwa mhusika wa data ya kibinafsi kutokana na ukiukwaji wa haki zake, ukiukwaji wa sheria za usindikaji wa data ya kibinafsi, pamoja na kutozingatia mahitaji ya ulinzi wao, yanastahili fidia kwa mujibu wa sheria ya RF. Fidia ya madhara ya maadili inafanywa bila kujali fidia ya madhara ya mali na hasara zilizobebwa na mhusika wa data ya kibinafsi.